○江東区文書管理規則
平成13年10月1日
規則第53号
目次
第1章 総則(第1条―第11条)
第2章 文書の収受及び配布(第12条―第19条の3)
第3章 文書の作成等(第20条―第33条)
第4章 文書の整理、保管及び保存
第1節 通則(第34条―第41条)
第2節 文書の引継ぎ、移替え等(第42条―第47条)
第3節 文書の利用(第48条・第49条)
第4節 文書の廃棄(第50条―第53条)
第5章 秘密文書の処理(第54条―第56条)
第6章 補則(第57条―第59条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 江東区(以下「区」という。)の文書の管理については、別に定めがある場合を除くほか、この規則の定めるところによる。
(平15規則18・一部改正)
(1) 部 江東区組織規則(昭和48年5月江東区規則第19号。以下「組織規則」という。)第7条の本庁の部及び室をいう。
(2) 課 組織規則第7条に規定する課をいう。
(3) 所 組織規則第19条の行政機関をいう。
(4) 課長 課の長(会計管理室にあっては会計管理室次長)をいう。
(5) 文書管理システム 文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書に係る総合的な管理を電子計算組織によって処理する情報処理システムをいう。
(平15規則18・平16規則56・平18規則16・平19規則49・平21規則16・平24規則30・一部改正)
(事案の決裁の方式)
第3条 事案の決裁は、文書管理システムにより作成した起案文書に当該事案の決裁者が、文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式により行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、秘密又は緊急の取扱いを要する事案については、上司の指揮を受けて通常の手続によらず便宜に処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。
(平15規則18・平18規則16・一部改正)
(文書の取扱いの基本)
第4条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適切かつ能率的に行われるように管理しなければならない。
(平15規則18・一部改正)
(文書主管課長)
第5条 総務部総務課長(以下「文書主管課長」という。)は、文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)について、随時調査し、適正に運営されるよう指導しなければならない。
(平15規則18・一部改正)
(文書主任及び文書取扱主任)
第6条 部の庶務担当課に文書主任を置き、課に文書取扱主任を置く。
2 文書主任は部の庶務担当課の庶務担当係長を、文書取扱主任は課の庶務担当係長をもって充てる。ただし、総務部における文書主任及び同部総務課における文書取扱主任は、同課文書係長とする。
3 文書主任は、上司の命を受け、その部における次の事務に従事する。
(1) 文書の配布に関すること。
(2) 次項に掲げる事務の指導及び助言に関すること。
(3) 前2号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
4 文書取扱主任は、上司の命を受け、その課における次の事務に従事する。
(1) 文書の収受、配布及び処理の促進に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の進行管理に関すること。
(4) 文書の整理、保管及び保存に関すること。
(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(平15規則18・全改)
(ファイル責任者)
第7条 課にファイル責任者を1人以上置き、課長が任免する。
2 課長は、前項の規定により任免したときは、速やかに文書主管課長に通知しなければならない。
3 ファイル責任者は、文書取扱主任を補佐するとともに、その課における次の事務に従事する。
(1) 文書の管理に関する帳票の管理に関すること。
(2) 文書の貸出しに関すること。
(3) 文書の移替え、置換え、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(4) ファイル基準表の作成に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の整理、保管及び保存に関すること。
(平15規則18・全改、平18規則16・一部改正)
(文書管理帳票)
第8条 文書の管理に関する帳票は、次のとおりとする。
(1) 文書管理簿
(2) 書留授受簿(別記第1号様式)
(3) 親展文書送付簿(別記第2号様式)
(4) 回送簿(別記第3号様式)
(5) 金券収受簿(別記第4号様式)
(6) 金券処理簿兼現金・有価証券受払簿(別記第5号様式)
(7) 条例・規則・訓令(甲・乙)原簿(別記第6号様式)
(8) 告示原簿(別記第7号様式)
(9) 公告原簿(別記第8号様式)
(平15規則18・平18規則16・一部改正)
(特例管理帳票)
第9条 前条の規定にかかわらず、課長は、同種の文書を定例的に処理する場合において、文書主管課長の承認を得たときは、文書管理簿に代えて当該文書を管理するための別の帳票(以下「特例文書管理簿」という。)を使用することができる。
2 文書主管課長は、前項の規定による承認をしたときは、当該特例文書管理簿を文書管理システムに記録するものとする。
(平15規則18・平18規則16・一部改正)
(文書管理簿等の管理)
第10条 文書管理簿又は特例文書管理簿は、文書管理システムにより、管理するものとする。
(平15規則18・平18規則16・一部改正)
(文書記号及び文書番号)
第11条 文書を文書管理簿又は特例文書管理簿に記録するときは、当該文書に文書記号及び文書番号を付するものとする。
2 文書管理簿に記録する文書に係る文書記号は、当該文書を収受し、又は起案した日の属する年度の数字並びに区名、部名及び課名の頭文字を合わせたものとする。ただし、2以上の課で同一になるときは、文書主管課長が別に定める。
3 特例文書管理簿に記録する文書に係る文書記号は、課長が、文書主管課長の承認を得て、前項の文書記号に当該特例文書管理簿に係る事案を表示する一の文字を加えた記号をもって定めるものとする。
4 文書番号は、毎年4月1日以降第1号から付し始め、翌年3月31日に止めるものとする。
5 条例、規則、訓令、告示又は公告を公告するときは、区名及びその種別を付し、条例・規則・訓令(甲・乙)原簿、告示原簿又は公告原簿による一連番号を付すものとする。
(平15規則18・全改)
第2章 文書の収受及び配布
(本庁に到達した文書の取扱い)
第12条 本庁に到達した文書は、文書主管課長が受領する。
2 文書主管課長は、前項の規定により受領した文書のうち区長、副区長又は区あての文書(区長又は副区長あての親展文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封するものとする。
3 文書主管課長は、第1項の規定により受領した文書のうち区長又は副区長あての親展文書その他開封を不適当と認める文書については、親展文書送付簿に所要事項を記載し、受領印を押させた上、総務部総務課秘書担当係長に配布するものとする。
番号 | 文書の種別 | 処理方法 |
1 | 書留扱い(現金書留を含む。)の文書 | 封筒に江東区収受印を押し、書留授受簿に所要事項を記載して、受領印を押させた上、文書主任に配布する。 |
2 | 開封した文書のうち、収受の日時が権利の得喪にかかわると認められるもの | ア 封筒に到達の日時を記載し、収受事務担当者の確認印を押して、文書主任に配布する。 |
イ 差押通知書、債権譲渡通知書等を文書主任に送付するときは、アの処理をするほか、その写しを会計管理室次長に送付する。 | ||
3 | 開封した文書のうち、現金又は金券が添付されているもの | 封筒に金額を記載し、収受事務担当者の確認印を押して、回送簿に所要事項を記載し、受領印を押させた上、文書主任に配布する。 |
4 | 前3号に該当しない文書 | そのまま文書主任に配布する。 |
5 前項の規定にかかわらず、重要又は異例の文書で緊急の措置を要すると認められるものは、その配布前に区長又は副区長の閲覧を受けるものとする。
6 内容が2以上の部に関連する文書は、最も関係の深い部の文書主任に配布するものとする。
(平15規則18・平19規則14・平19規則49・一部改正)
(所に到達した文書の取扱い)
第13条 所に到達した文書の取扱いについては、前条の規定を準用する。
(部の庶務担当課における文書の取扱い)
第14条 文書主任は、部に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)のうち部長又は部あての文書を開封するものとする。ただし、親展文書その他開封を不適当と認める文書の場合は、この限りでない。
2 文書主任は、部に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)を次の表に定めるところにより処理するものとする。
番号 | 文書の種別 | 処理方法 |
1 | 開封した文書のうち、現金又は金券が添付されているもの | 封筒に金額を記載し、収受事務担当者の確認印を押して、回送簿に所要事項を記載し、受領印を押させた上、文書取扱主任に配布する。ただし、文書主管課長から開封して配布された文書については、金額の記載を要しない。 |
2 | 前号に該当しない文書 | そのまま文書取扱主任に配布する。 |
3 内容が2以上の課に関連する文書は、最も関係の深い課の文書取扱主任に配布するものとする。
(平15規則18・一部改正)
(所管課における文書の取扱い)
第15条 文書取扱主任は、課に到達した文書(親展文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封する。
2 文書取扱主任は、課に到達した文書を次の表に定めるところにより処理するものとする。
番号 | 文書の種別 | 処理方法 |
1 | 親展文書その他開封を不適当と認める文書 | 開封しないでそのまま名あて人に引き渡す。 |
2 | 現金又は金券が添付されているもの | 金券収受簿及び金券処理簿兼現金・有価証券受払簿に所要事項を記入して、現金又は金券を金銭出納員に引き渡す。 |
3 | 前2号に該当しない文書 | 文書の余白に収受印を押し、文書管理簿に所要事項を記録して、当該文書に係る事案を担当する者(以下「事務担当者」という。)に引き渡す。 |
(平15規則18・平18規則16・平23規則40・平24規則30・一部改正)
第16条 削除
(平18規則16)
(文書配布の方法)
第17条 文書主任又は文書取扱主任は、定時に、総務部総務課又は庶務担当課において文書の配布を受けるものとする。
(平15規則18・一部改正)
(閲覧後引き渡された親展文書の処理)
第18条 区長又は副区長あての親展文書その他開封を不適当と認める文書が区長又は副区長の閲覧後に引き渡されたときは、総務部総務課秘書担当係長は、遅滞なく文書主管課長に当該文書を回付するものとする。
(平15規則18・平19規則14・一部改正)
(執務時間外に到達した文書の取扱い)
第19条 執務時間外に到着した文書は、別に定めるところにより処理する。
(平16規則56・追加)
(平16規則56・追加、平24規則30・旧第19条の4繰上)
第3章 文書の作成等
(文書の作成)
第20条 全て事案の処理は、文書による。
2 意思決定をするに当たっては、事務担当者は、当該事案の経緯など意思決定に至る経過を含め、文書を作成しなければならない。
3 事務担当者は、意思形成が行われる会議又は意思形成に大きく影響を与える会議の決定又は了解及びその経緯について、文書を作成しなければならない。
4 事務担当者は、事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるようにするため、文書を作成しなければならない。
5 区長は、文書が適切に作成されるようにするため、文書の形式、用語、用字等に関して必要な事項を定めるものとする。
(平25規則73・全改)
(起案)
第21条 起案は、事務担当者が文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録することにより行うものとする。
2 前項の事案の内容は、平易かつ明確に記録するものとする。
(1) 意思決定の事案 事案の経緯など意思決定に至る経過を含め、事案の趣旨及び理由を記録し、必要に応じて根拠法令、参考資料等を記録し、又は添付する。
(2) 会議の記録に係る事案 開催年月日、出席者氏名、議案、議事その他必要な事項を記録し、又は添付する。
(3) 実績の報告に係る事案 事務及び事業の経過を含め、数値的な実績及び評価を記録し、必要に応じて参考資料等を記録し、又は添付する。
4 起案文書で経費を伴うものには、その支出方法を記録するものとする。
5 起案文書は、事案の性質により、「至急」、「重要」等の注意事項を文書管理システムに記録し、施行上の注意欄に表示するものとする。
(平25規則73・全改)
(起案文書の登録)
第22条 事務担当者は、起案文書を作成したときは、文書管理簿又は特例文書管理簿に当該起案文書に係る所要事項を記録するものとする。
(平15規則18・一部改正)
(回付)
第23条 起案文書の回付は、流れ方式によるものとする。
(平18規則16・一部改正)
(審査)
第24条 起案文書は、文書取扱主任の審査を受けなければならない。
2 条例、規則、訓令、要綱その他の規程に関する事案、告示に関する事案、法規の解釈に関する事案その他重要な事案については、文書主管課長の審査を受けなければならない。
3 前2項の規定により審査した者は、内容の修正又は改案の必要があるときは、事務担当者に連絡し、意見の調整を図るものとする。
(平15規則18・平18規則16・一部改正)
(合議)
第25条 2以上の課に関連する文書は、最も関係の深い課において起案し、関連のある課に合議しなければならない。
2 単に連絡、報告、通知、供覧等にとどめる趣旨の合議は、省略し、決裁後又は閲覧後に供覧するものとする。
3 第1項の規定により合議を受けた者は、直ちに当該事案を検討し、異議があるときは、その旨を速やかに事務担当者に連絡し、意見の調整を図るものとする。
(平15規則18・平18規則16・一部改正)
(廃案の通知等)
第26条 回付中の起案文書を廃し、又はその内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)があったときは、事務担当者は、その旨を既に合議を終了した者に通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度回付するものとする。
(平15規則18・平18規則16・一部改正)
(供覧)
第27条 組織内において閲覧に供するため回付される文書で意思決定を伴わないもの(以下「供覧文書」という。)の回付は、文書管理システムによるものとする。
(平15規則18・平18規則16・一部改正)
(発信者名)
第28条 庁外へ発信する文書は、区長名を用いる。ただし、一般照復文書の場合その他文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、副区長名、会計管理者名、部長名、課長名若しくは所長名又は区名を用いることができる。
2 前項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、区名、部名、課名又は所名を用いることができる。
3 対内文書は、その事案の軽重により区長名、副区長名、会計管理者名、部長名、課長名又は所長名を用いるものとする。この場合において、職名のみを用い、氏名を省略することができる。
(平15規則18・平19規則14・平19規則49・一部改正)
(事務担当者の表示)
第29条 前条の規定により発信する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾にその事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。
(浄書及び照合)
第30条 決裁された事案を施行する場合において、浄書を必要とするときは、速やかに浄書し、照合するものとする。
(平18規則16・一部改正)
(押印)
第31条 前条の規定による照合を終了した施行に用いる文書(以下「施行文書」という。)は、江東区公印規則(昭和40年3月江東区規則第23号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な事案に係る文書については、「(公印省略)」の記載をして、その押印を省略することができる。
2 文書管理システムによる施行文書については、公印は押印しないものとする。
(平15規則18・平16規則56・平18規則16・平24規則30・一部改正)
(発送)
第32条 文書管理システムによるもののほか、施行文書の発送は、あて先及び事務担当者の所属を明示し、使送、郵送、文書交換等に区分して行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、対内文書については、施行文書を画像情報として電磁的記録に変換したものを、電子メールを利用して発送することができる。
(平16規則56・平18規則16・平24規則30・一部改正)
(1) 公印の押印を省略したもの
(2) 課長専決事案のもの
(3) 秘密の取扱いを要しないもの
(1) 起案文書の浄書に係る事項の送受信装置への入力又は送受信装置により送信する原稿(以下「送信原稿」という。)の作成 浄書
(2) 送受信装置に入力した事項(以下「入力事項」という。)又は送信原稿と起案文書との確認 照合
(3) 前号の確認を行った入力事項又は送信原稿の通信回線の利用による送受信装置からの送信 発送
(平15規則18・平16規則56・一部改正)
第4章 文書の整理、保管及び保存
(平15規則18・改称)
第1節 通則
(文書の整理)
第34条 文書は、原則としてファイリング・システムにより、常に整然と分類整理するとともに、必要に応じて利用することができるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な文書は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。
(平15規則18・全改)
(分類の基準及び番号)
第35条 文書の分類の基準は、大分類及び中分類の構造によるものとし、課ごとに作成するものとする。
2 文書の分類の番号は、10進分類による数字2桁とし、10の単位が大分類を、1の単位が中分類を表すものとする。
3 文書の分類は、文書分類表によって行う。
4 文書分類表は、副区長が定める。
(平15規則18・全改、平19規則14・一部改正)
(1) 区政の基本方針等に関するもの、議案その他議会に関するもの、条例、規則、訓令その他規程の制定及び改廃に関するもの、訴訟及び審査請求に関するもの、叙位叙勲及び褒章並びに表彰に関するもの、職員等の任免及び賞罰に関するもの、公有財産の取得及び処分に関するもの、事務上の参考にする期間が10年を超えるものその他これらと同期間の保存期間が必要と認められるもの 長期
(2) 事務及び事業の基本計画等の決定に関するもの、重要な行政処分に関するもの、予算決算に関するもの、重要な工事に関するもの、重要な契約に関するもの、事務上の参考にする期間が5年を超えるものその他これらと同期間の保存期間が必要と認められるもの 10年
(3) 行政処分に関するもので法律関係が3年を超えるもの、行政指導及び勧告に関するもの、工事に関するもの、契約に関するもの、消滅時効が5年である債権に関するもの、事務上の参考にする期間が3年を超えるものその他これらと同期間の保存期間が必要と認められるもの 5年
(4) 行政処分に関するもので法律関係が1年を超えるもの、庶務に関するもの、事務上の参考にする期間が1年を超えるものその他これらと同期間の保存期間が必要と認められるもの 3年
(5) 事務及び事業に関する軽易なもの、庶務に関する軽易なものその他これらと同期間の保存期間が必要と認められるもの 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書又は時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存期間は、それぞれ法令等に定める期間又は当該時効の期間によるものとする。
(平15規則18・全改、平25規則73・平28規則49・一部改正)
(共通事務に係る文書の保存期間の設定)
第37条 文書主管課長は、各課に共通する事務に係る文書の保存期間を定めるものとする。
(平15規則18・全改)
(ファイル基準表)
第38条 文書主管課長は、ファイル基準表について、その記載事項の適否を審査しなければならない。
(平15規則18・全改、平18規則16・一部改正)
第39条 削除
(平18規則16)
(文書の常用)
第40条 課長は、その課で常時利用する必要があると認める文書を指定することができる。
2 前項の規定による指定があったときは、ファイル責任者は、その指定があった文書(以下「常用文書」という。)を収納するフォルダに常用文書である旨の表示をするものとする。
(平15規則18・全改、平18規則16・一部改正)
(文書の保存)
第41条 課長は、ファイル基準表に従い、保存期間が満了する日(以下「保存期間満了日」という。)までの間、その課の文書を保存するものとする。ただし、保存期間につき定めのないものは、類似文書の保存期間による。
2 前項の規定にかかわらず、課長は、ファイル基準表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書については、文書主管課長の承認を得て、その必要な期間当該文書を保存することができる。
3 文書の保存期間の計算は、年度ごとに整理する文書にあっては当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年ごとに整理する文書にあっては当該文書の完結した日が属する年の翌年の1月1日から起算する。
4 常用文書の保存期間の計算は、常用期間が終了する日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
(平15規則18・全改、平18規則16・一部改正)
第2節 文書の引継ぎ、移替え等
(平15規則18・改称)
(事務担当者の文書の整理)
第42条 事務担当者は、事案の処理が完結していないときは、当該文書を懸案フォルダーに入れて、これをキャビネットの一定の位置に収納しておかなければならない。
(平15規則18・全改)
(ファイル責任者への引継ぎ)
第43条 事務担当者は、事案の処理が完結したときは、当該文書(以下「完結文書」という。)を直ちにファイル責任者に引き継ぐものとする。
2 ファイル責任者は、前項の規定による引継ぎを受けた完結文書について、文書管理上必要な記載事項に記入漏れがないかを点検し、所要事項を文書管理システムに記録するものとする。
3 ファイル責任者は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に従って整理し、原則として個別フォルダーに収納してキャビネットの上2段に保管しなければならない。
(平15規則18・全改、平18規則16・一部改正)
(移替え)
第44条 前年度の完結文書は、ファイル責任者が、キャビネットの上2段からキャビネットの下段又は事務室内の書類庫、書棚等に移し替えて、保管するものとする。
2 前項に規定する移替えは、毎年度末に行うものとする。
3 常用文書は、常用期間が終了するまで、第1項に規定する移替えを行わないものとする。
(平15規則18・全改)
(置換え)
第45条 保存期間が1年を超える完結文書は、ファイル責任者が、次に掲げるところにより文書庫等事務室以外の場所に置き換えて、保存するものとする。
(1) 暦年ごとに整理する文書を除き、年度ごとにファイル基準表により整理すること。
(2) 年度又は年を越えて処理した文書は、その事業が完結した年度又は年の文書として整理すること。
(3) 相互に極めて密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存期間を異にするときは長期のものにより、分類番号を異にするときは主たる文書の分類番号による。
(4) 年度又は年ごとに、原則として保存箱に収納すること。ただし、収納する文書の量に応じ、2年度以上又は2年以上にわたる文書について、年度又は年の区分を明らかにして、同一の保存箱に収納することができる。
(5) 保存箱の表には、年度又は年、保存箱番号、分類番号、文書名、廃棄予定年及び所管部課名等を記載すること。
(6) 保存箱に収納した文書について、その保存箱の番号をファイル基準表に記入すること。
2 前項に規定する置換えは、毎年度末に行うものとする。
(平15規則18・全改、平18規則16・一部改正)
(長期保存文書の文書主管課長への引継ぎ)
第46条 課長は、保存期間が長期の文書(以下「長期保存文書」という。)について、文書引継目録を作成のうえ、当該長期保存文書が完結した日の属する年度の翌々年度の初めに文書主管課長に引き継ぐものとする。
2 前項の規定にかかわらず、長期保存文書のうち常用文書については、その常用期間が終了する日の属する年度の翌々年度の初めに文書主管課長に引き継ぐものとする。
3 第1項に規定する期限までに引継ぎができない場合又はそのまま所管課において保存しようとする場合は、課長は、文書主管課長の承認を受けなければならない。
(平15規則18・平18規則16・一部改正)
(長期保存文書以外の文書の文書主管課長への引継ぎ)
第47条 文書主管課長は、長期保存文書以外の文書で歴史資料として重要な文書(以下「歴史公文書」という。)として総務部総務課において保存する必要があると認めるものがある場合は、課長に当該歴史公文書の引継ぎを求めることができる。
2 課長は、前項の規定により文書主管課長から歴史公文書の引継ぎを求められたときは、当該歴史公文書が法令により廃棄しなければならないとされている場合等特別の理由がある場合を除き、その求めに応じるものとする。
(平15規則18・平29規則7・一部改正)
第3節 文書の利用
(平15規則18・全改)
(文書の持出し)
第48条 所管課の職員は、文書を持ち出したときは、退庁時までに、ファイル責任者が指定する場所に返却するものとする。ただし、文書取扱主任の承認を得た場合は、この限りでない。
2 持ち出した文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、文書取扱主任の承認を得た場合は、この限りでない。
(平15規則18・全改)
(文書の貸出し)
第49条 所管課の職員以外の職員は、文書の貸出しを受け、又は閲覧しようとするときは、当該課のファイル責任者にその旨を申し出るものとする。
2 前項の規定による申出があったときは、ファイル責任者は、文書取扱主任の承認を得て、貸し出し、又は閲覧させるものとする。
3 ファイル責任者は、前項の規定により文書を貸し出すときは、貸出カードに必要な事項を記入しなければならない。
(平15規則18・全改)
第4節 文書の廃棄
(平15規則18・改称)
(文書の廃棄)
第50条 課長は、文書がその保存期間を満了したとき(第40条第2項に規定する必要な期間が終了したときを含む。)は、当該文書を廃棄するものとする。
2 課長は、保存期間満了日の前に文書(保存期間が1年未満のものを除く。以下この条において同じ。)を廃棄しなければならない特別の必要が生じたときは、文書主管課長の承認を得なければ、当該文書を廃棄してはならない。
3 課長は、前2項の規定により文書を廃棄しようとするときは、廃棄文書目録を作成し、文書主管課長に提出しなければならない。
(平15規則18・一部改正)
(廃棄の方法)
第51条 課長は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする文書については、焼却、細断等の方法により廃棄するなど当該文書の内容に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該文書に江東区情報公開条例(平成13年3月江東区条例第3号)第7条各号に規定する不開示情報が記録されているときは、当該不開示情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。
(平15規則18・令5規則5・一部改正)
(保存継続の必要性の見直し)
第52条 文書主管課長は、第46条の規定により引継ぎを受けた長期保存文書でその完結後30年を経過したものについては、当該長期保存文書が歴史公文書として総務部総務課において引き続き保存する必要があるか否かを決定することができる。
2 文書主管課長は、前項の規定により保存する必要がないと決定した長期保存文書又はマイクロフィルム若しくはスキャナによる電磁的記録にすることにより原本を保存する必要がないと認める長期保存文書については、当該長期保存文書に係る事案を所管する課長の承認を得て廃棄するものとする。
(平15規則18・平23規則40・平29規則7・一部改正)
(文書の滅失等)
第53条 課長は、文書を滅失し、又はき損したときは、その旨を記録し、その年月日、当該文書の分類記号、件数、原因その他必要な事項を文書主管課長に通知するものとする。ただし、保存期間が1年及び1年未満の文書については、この限りでない。
(平15規則18・平18規則16・一部改正)
第5章 秘密文書の処理
(秘密文書の表示)
第54条 職員が職務上知り得た秘密として漏らしてはならない情報が記載されている文書(以下単に「秘密文書」という。)は、文書管理システムに秘密である旨の記録をするものとする。
(平15規則18・平18規則16・一部改正)
(秘密文書の取扱い)
第55条 秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。
2 秘密文書を複写したものは、当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。
(秘密文書の保管)
第56条 秘密文書は、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。
第6章 補則
(平15規則18・平29規則7・一部改正)
(図画等の管理)
第58条 職員が職務上作成し、又は取得した図画、写真、フィルム及び電磁的記録の管理については、この規則に定める文書の管理の例による。
(平15規則18・追加、平16規則56・一部改正)
(委任)
第59条 この規則に規定するもののほか、この規則の施行について必要な事項は、別に区長が定める。
(平15規則18・旧第58条繰下)
附則
(施行期日)
1 この規則は、平成14年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
(経過措置)
2 施行日前に職務上作成し、又は取得した文書の管理については、この規則の規定にかかわらず、なお江東区処務規程の一部を改正する規程(平成14年4月江東区訓令甲第11号)による改正前の江東区処務規程(昭和40年4月江東区訓令甲第9号。以下「旧規程」という。)に定める方法による。
(平14規則24・平15規則18・一部改正)
3 この規則の施行の際、旧規程第83条の様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。
(平14規則24・追加、平15規則18・旧第4項繰上)
附則(平成14年規則第24号)
(施行期日)
1 この規則は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成15年規則第18号)
この規則は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成16年規則第56号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成18年規則第16号)
(施行期日)
1 この規則は、平成18年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則による改正後の江東区文書管理規則第3条及び第27条の改正規定は、江東区組織規則(昭和48年5月江東区規則第19号)第8条に規定する部長、課長及び保健所長が事案を決裁又は供覧する場合について適用し、区長、助役及び収入役が事案を決裁又は供覧する場合については、当分の間従前のとおりとする。
3 子ども生活部保護第二課の文書の管理については、なお従前の例による。
附則(平成19年規則第14号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年規則第49号)抄
(施行期日)
1 この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成21年規則第16号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成23年規則第40号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成24年規則第30号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成25年規則第73号)
この規則は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年規則第49号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年規則第7号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(令和5年規則第5号)抄
(施行期日)
1 この規則は、令和5年4月1日から施行する。
別記第1号様式(第8条関係)
(平18規則16・追加)
略
別記第2号様式(第8条関係)
(平18規則16・追加)
略
別記第3号様式(第8条関係)
(平18規則16・追加)
略
別記第4号様式(第8条関係)
(平18規則16・追加)
略
別記第5号様式(第8条関係)
(平18規則16・追加)
略
別記第6号様式(第8条関係)
(平18規則16・追加)
略
別記第7号様式(第8条関係)
(平18規則16・追加)
略
別記第8号様式(第8条関係)
(平18規則16・追加)
略