○江東区個人情報等の取扱いに関する基準
平成28年4月1日
28江政広第6号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第9条)
第3章 研修(第10条―第12条)
第4章 職員の責務(第13条)
第5章 保有個人情報等の取扱い(第14条―第26条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第27条―第41条)
第7章 情報システム室等の安全管理(第42条―第44条)
第8章 保有個人情報等の提供(第45条・第46条)
第9章 個人情報を取り扱う業務の委託(第47条―第51条)
第10章 サイバーセキュリティの確保(第52条)
第11章 安全確保上の問題への対応(第53条―第55条)
第12章 監査及び点検の実施(第56条―第58条)
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この基準は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)の施行に伴い、個人番号及び個人番号を内容に含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)の取扱いについて、江東区特定個人情報等の取扱いに関する基本方針(平成27年10月5日27江政広第1671号)に定めるもののほか、特定個人情報を含む個人情報及び個人番号の適正な取扱いの確保のため、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この基準において使用する用語の意義は、番号法、個人情報保護法、江東区情報セキュリティ基本方針(平成16年12月22日16江政情第142号)及び江東区情報セキュリティ対策基準(平成28年2月5日27江政情第861号。以下「対策基準」という。)において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括個人情報保護責任者)
第3条 保有個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する者として、総括個人情報保護責任者を置く。
2 総括個人情報保護責任者は、対策基準第4条に定める最高情報セキュリティ責任者をもって充てる。
(副総括個人情報保護責任者)
第4条 総括個人情報保護責任者を補佐するものとして、副総括個人情報保護責任者を置く。
2 副総括個人情報保護責任者は、対策基準第5条に定める統括情報セキュリティ責任者をもって充てる。
(個人情報管理責任者)
第5条 各課における保有個人情報等を適正に管理するものとして、個人情報管理責任者を置く。
2 個人情報管理責任者は、各課の長をもって充てる。
3 個人情報管理責任者は、対策基準第7条に定める情報セキュリティ管理者として各課における保有個人情報等を含む情報セキュリティ対策に関する責任を有し、対策基準第8条に定める情報システム管理者として各課において所管する情報システムの開発、設定、運用の見直し等の責任を有する。
(事務取扱担当者)
第6条 個人情報管理責任者は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)を指定し、当該事務取扱担当者の役割(特定個人情報等の取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階における任務等)及び取り扱う特定個人情報等の範囲を定める。
(監査責任者)
第7条 保有個人情報等の管理状況を監査するため、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、対策基準第125条に定める情報セキュリティ監査統括責任者をもって充てる。
(複数の課で取り扱う保有個人情報等の管理)
第8条 同一の保有個人情報等を複数の課で取り扱う場合は、当該課の個人情報管理責任者は協議の上、各課における当該保有個人情報等の管理に関する任務の分担及び責任を明確にしなければならない。
(保有個人情報等の適切な管理のための委員会)
第9条 総括個人情報保護責任者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、江東区情報公開個人情報保護制度運営委員会設置要領(平成12年8月31日江総総発第168号)に基づく委員会を開催する。
第3章 研修
(個人情報及び特定個人情報等の保護に関する研修)
第10条 総括個人情報保護責任者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行う。
2 総括個人情報保護責任者は、個人情報管理責任者に対し、課における個人情報及び特定個人情報等の適正な管理のために必要な研修を行う。
(情報セキュリティ等の研修及び訓練)
第11条 総括個人情報保護責任者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関し必要な研修を行う。
2 総括個人情報保護責任者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムにおける不正アクセス、ウイルス感染、標的型攻撃等の緊急対応時を想定した訓練を定期的に実施する。
(研修への参加機会の付与)
第12条 個人情報管理責任者は、当該課の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために総括個人情報保護責任者の実施する研修への参加の機会を付与するものとする。
第4章 職員の責務
第13条 職員は、この基準に定めるもののほか、番号法、個人情報保護法、江東区情報セキュリティ基本方針、対策基準その他関連する法令及び規程等の定め並びに総括個人情報保護責任者、副総括個人情報保護責任者及び個人情報管理責任者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報等の取扱い
(保有個人情報等のアクセス制限)
第14条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する者の範囲をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限定する。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(保有個人情報等の複製等の制限)
第15条 個人情報管理責任者は、職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合にあっては、次に掲げる行為について、当該保有個人情報等の秘匿性等に応じて当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定する。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) 前3号に掲げるもののほか、保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
2 前項の場合において、職員は、個人情報管理責任者の指示に従い保有個人情報等を取り扱う。
(保有個人情報等の誤りの訂正等)
第16条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合は、個人情報管理責任者の指示に従い、訂正等を行う。
(保有個人情報等の媒体の管理等)
第17条 職員は、個人情報管理責任者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を施錠可能な定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体を耐火、耐熱及び耐湿を講じた施錠可能な場所へ保管する。
2 職員は、保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合は、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
(保有個人情報等の誤送付等の防止)
第18条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
(保有個人情報等の廃棄等)
第19条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合は、個人情報管理責任者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。この場合において、保有個人情報等の消去又は保有個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)は、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取る等、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認する。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第20条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等の取扱状況を確認するため台帳等を整備して、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いについて記録する。
2 前項の規定において、個人情報管理責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況が確認できるよう当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
(外的環境の把握)
第21条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等が外国において取り扱われる場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第22条 個人番号は、番号法及び江東区個人番号の利用並びに特定個人情報の利用及び提供に関する条例(平成27年12月江東区条例第45号)に定められた事務に限り利用することができる。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第23条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第24条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集及び保管の制限)
第25条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域の管理)
第26条 個人情報管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域について、事務取扱担当者等以外の者が特定個人情報等を容易に閲覧できないよう必要な措置を講ずる。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第27条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 個人情報管理責任者は、前項の措置を講ずる場合は、パスワード等の管理に関する規程を整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録の管理)
第28条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 個人情報管理責任者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第29条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のために当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第30条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォール(あらかじめ設定された通信規約に基づき許可された電気通信信号を通過させる機能を有する機器又はソフトウェアのうち、インターネットに対応するものをいう。)の設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第31条 個人情報管理責任者は、不正プログラムによる保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第32条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うための複製等を行う場合は、その対象を必要最小限に限り行うものとし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 個人情報管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第33条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(バックアップ)
第34条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第35条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(利用する端末の限定)
第36条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第37条 個人情報管理責任者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第38条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、モバイル端末、USBメモリ等の記録機能を有する機器、媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第39条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行う。
(端末の持出し及び持込みの禁止)
第40条 職員は、個人情報管理責任者が許可した場合を除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第41条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう必要な措置を講ずる。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退出管理)
第42条 個人情報管理責任者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)の入退室管理について次の措置を講ずる。また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設(以下「保管施設」という。)を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
(1) 立ち入る権限を有する者の指定
(2) 入退室の用件の確認
(3) 入退室の記録
(4) 第1号に規定する者以外の者についての識別化
(5) 第1号に規定する者以外の者が立ち入る場合における職員の立会い又は監視設備による監視
(6) 外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査
(7) 必要があると認める場合における情報システム室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等
(8) 情報システム室等及び保管施設の入退室の管理について必要があると認める場合における立入りに係る認証機能の設定、パスワード等の管理に関する規程の整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等
(情報システム室等の管理)
第43条 個人情報管理責任者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 個人情報管理責任者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(管理区域の明確化)
第44条 個人情報管理責任者は、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
第8章 保有個人情報等の提供
(保有個人情報等の提供)
第45条 個人情報管理責任者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき区の実施機関以外の者に保有個人情報等を提供する場合は、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。
2 前項の場合において、個人情報管理責任者は、保有個人情報等を提供する場合は、提供を受ける者に対し、当該保有個人情報等の利用目的及び利用方法の制限その他必要な制限を付し、適切な取扱いについて必要な措置を講ずることを求めなければならない。
(特定個人情報等の提供)
第46条 個人情報管理責任者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
第9章 個人情報を取り扱う業務の委託
(業務の委託契約事項等)
第47条 区は、個人情報の取扱いに係る業務(以下「個人情報取扱業務」という。)を外部に委託する場合は、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理状況についての検査等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報の秘密保持に関すること。
(2) 再委託の禁止又は制限に関すること。
(3) 第三者への個人情報の提供の禁止に関すること。
(4) 当該業務以外への個人情報の利用禁止に関すること。
(5) 個人情報の複写及び複製の禁止に関すること。
(6) 個人情報の授受、保管、廃棄及び返還に関すること。
(7) 実施機関による立入検査及び調査に応じる義務に関すること。
(8) 事故発生時における報告義務及び損害賠償に関すること。
(9) 前各号に掲げるもののほか、個人情報の保護に関し必要な事項
2 区は、個人情報取扱業務を委託する場合は、委託先において、区が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
3 区は、個人情報取扱業務を委託する場合は、取扱いを委託する個人情報の範囲を、委託する業務内容に照らして必要最小限としなければならない。
(委託先の監督)
第48条 区は、個人情報取扱業務を委託する場合は、委託する保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理状況について年1回以上確認を行う。
2 区は、個人情報取扱業務を委託する場合は、委託先において、区が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
(再委託先の監督)
第49条 個人情報取扱業務の委託先は、区の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができる。
2 区は、個人情報取扱業務の委託先から再委託の許諾を求められた場合は、当該業務において取り扱う個人情報の適切な安全管理が図られていることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
3 個人情報取扱業務の委託先が再委託する場合は、委託先は再委託先に区との契約に基づく一切の義務を遵守させるとともに、その履行につき管理及び監督を行い、区の求めに応じ、管理及び監督の状況を区へ報告する。
4 前3項の規定については、再委託先が再々委託を行う場合等においても同様とする。
(派遣労働者等の利用時の措置)
第50条 委託先は、個人情報取扱業務を派遣労働者、契約社員その他の正社員以外の労働者に行わせる場合は、正社員以外の労働者に区との契約に基づく一切の義務を遵守させなければならない。
(置換え)
第51条 区は、保有個人情報等を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
第10章 サイバーセキュリティの確保
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第52条 区は、個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に規定するサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保する。
第11章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第53条 職員は、保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等の事案の発生又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合は、直ちに当該保有個人情報等を管理する個人情報管理責任者に報告する。
2 前項の規定による報告を受けた個人情報管理責任者は、対策基準に基づき、統括情報セキュリティ責任者、情報セキュリティ責任者、情報システム課等へ報告する。
3 前2項の規定により報告された事案については、対策基準に基づき、事案の発生した原因の究明、被害状況の調査、被害の拡大防止、復旧等の措置及び再発防止のための措置を講ずる。
4 前項の事案については、その内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表等の措置を講ずる。
(個人情報保護法に基づく報告及び通知)
第54条 職員は、特定個人情報等の漏えい等が生じた場合であって個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会(以下単に「個人情報保護委員会」という。)への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合は、前条各項に規定する報告又は措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力する。
(公表等)
第55条 個人情報管理責任者は、個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への連絡等の措置を講ずる。
第12章 監査及び点検の実施
(監査)
第56条 保有個人情報等の管理の状況についての監査は、江東区情報セキュリティ監査実施要綱(平成17年12月16日17江政広第1048号)に基づく監査の一環として実施する。
(点検)
第57条 個人情報管理責任者は、自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を広報広聴課長に報告する。
2 広報広聴課長は、必要に応じて、その結果を総括個人情報保護責任者及び副総括個人情報保護責任者に報告する。
附則
この規程は、令和5年4月1日から施行する。