2　職員は、発信者から直接所管部課に送付された区長への手紙(メールにあっては、出力し紙に記録したものに限る。)については、速やかに広報広聴課に回送するものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合は、区長への手紙として処理しないものとする。

4　政策経営部長は、前項の規定により区長への手紙として処理しないものとした場合であっても、所管部課の対応を要すると認めるときは、所管部長に送付するものとする。

2　政策経営部長は、前条第2号に該当する区長への手紙について、広聴システムにその内容を入力し、写しを所管部長に送付し、所管部の対応について報告を求めるものとする。

3　政策経営部長は、前条第3号に該当する区長への手紙について、写しを所管部長に送付する。

2　前項の規定により発信者に文書で回答する場合は、回答者名は所管課長名とする。

3　同一の発信者から同趣旨又は類似の内容で繰り返し送付された区長への手紙に対する回答は、原則として3回を限度とする。この場合において、所管課長は、3回目の回答に際し、最終回答である旨を明記するものとする。

4　所管部長は、第1項の規定により発信者に回答したときは、速やかに所管部課の対応を広聴システムに入力し、政策経営部長に報告するものとする。

5　所管部長は、前条第2項の規定により報告を求められたときは、回答期限内に、所管部課の対応を広聴システムに入力し、政策経営部長に報告するものとする。

6　所管部長は、前条第3項の規定により区長への手紙の送付を受けたときは、その内容に応じ、必要な対応を行うものとする。

2　前項の場合において、区長への手紙が第5条第1号の規定に該当するときは、広報広聴課長は、各所管部長から提出された回答文書を取りまとめ、発信者に送付するものとする。

2　前項に規定する公表するもののうち、類似のものについては、取りまとめて公表する。

2　各所管部課及び広報広聴課が受信したメールのうち、住所、氏名、電話番号、メールアドレス等個人情報を含むものについては、サーバー以外への記録及び転送を禁止する。

1　この要綱は、平成17年3月10日から施行する。

2　区長への手紙取扱要領(平成15年3月17日14江政広第655号)及び江東区へのメール取扱要領(平成15年3月17日14江政広第655号)は、廃止する。

この規程は、平成18年11月1日から施行する。

この規程は、令和5年4月1日から施行する。