1　江東区公文規程の適用対象

江東区公文規程(昭和49年12月江東区訓令甲第8号。以下「公文規程」という。)の適用対象となるのは、区長の補助執行部局において用いられる公文全てである。

(1)　公文は、全て日本の文字を用いて作成されるべきものである。公文規程は、この前提に立って制定されている。

(2)　公文は、公文書の作成に用いる文の意義であり、公文書作成に用いる用紙、表記手段等に関する事項を含んでいない。

(3)　公文中に引用する文には、引用という事柄の性質上公文規程に定める漢字、送り仮名、仮名遣い及び外来語の表記についての制限規定は適用がない。

2　公文書作成に用いる用紙、公文の表記手段等

公文規程は、その性質上公文に関する事項以外の事項については規定しないが、公文書作成に用いる用紙、表記手段等については、次に定めるところによる。

(1)　用紙

原則として、A4版の大きさの紙を縦長に用いる。

(2)　表記手段

原則として、電子計算組織(スキャナ(これに準ずる画像読取装置を含む。)により読み取ってできた電磁的記録を含む。)から出力したもの、印刷若しくは乾式複写機による複写又は黒若しくは青(場合によっては赤)のインクを用いてのペン若しくはボールペンによる手書きとする。

(3)　文書のとじ方

文書は、左とじとする。ただし、縦書文書を併せて一つにとじる場合には、左側に余白のあるものにあっては左側をとじ、左側に余白のないものにあっては裏返してとじることとする。

(4)　記載事項の訂正方法

ア　誤記の訂正

誤記の部分を2本線で消し、その上側に正しい記載をして、訂正印を押す。

イ　脱字の加入

脱字の行の上側に記入し、くくり符号を使って抜け落ちた部分に加入して、訂正印を押す。

ウ　契約書や重要な対外文書などの訂正

ア又はイの方法で訂正し、左の余白に「○字訂正」(訂正前と訂正後の文字数が同じ場合)、「○字削除」又は「○字加入」と書いて、そこに訂正印を押す。この際、字数の算定には、「、」、「。」、「()」などの符号は含めない。

エ　訂正印

訂正印は、起案文書の場合には訂正した者の印、施行文書の場合にはその文書に使用した公印を使用する。

第2　公文の種類(第2条関係)

公文書は、その性質、使用目的等に応じ、公文規程第2条各号に掲げられた種類の公文のいずれかを用いて作成する。

なお、辞令文、起案文等については、特に形式を定める実益に乏しいこと、特定の形式を定め得ないこと等により、公文規程においては、一括して「不定形文」として扱う。

第3　公文の文体、形式、用語等(第3条関係)

1　公文の作成の基本方針

(1)　できるだけ平易な言葉、無理のない言い回しを用いる。

(2)　誤解を生ずるおそれのない言葉、行き届いた言い回しを用いる。

(3)　できるだけ簡潔な言い回しを用いる。

2　公文の文体、表現等

(1)　文体

公文の文体は、「ます」体を用いる。ただし、例規文、議案文(説明を除く。)、公布文、訓令文、起案文、契約文その他これらに準ずる文は、「である」体を用いる。

(2)　構成、表現

ア　文語調の表現はできるだけやめて、平易簡明なものとする。

イ　文章は、できるだけ区切って短くし、接続詞や接続助詞などを用いて文章を長くすることを避ける。

ウ　文の飾り、あいまいな言葉、回りくどい表現は、できるだけやめて、簡潔な、論理的な文章とする。敬語についても、なるべく簡潔な表現とする。

エ　内容に応じ、できるだけ箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とする。

オ　文章には、濁点及び半濁点を必ず用いる。

(3)　文法

公文の文法は、義務教育過程において用いられる共通語についての文法に従う。

3　公文の形式

(1)　公文規程で定められた形式の公文

ア　定形文

公文規程の別記1から別記12までに定めるところによるものとする。

イ　不定形文

原則として、横書きとする。

(2)　公文規程で定められた形式により難い公文

公文規程で定められた形式によらなくてもよい公文は、次のようなものとする。

ア　通知文、司令文、証明文等で、その形式が法令等により定められているもの

イ　法定受託事務の執行に関する公文等で、その形式をその事務執行に関する法令等で定められた他の公文の形式に準ずることが事務執行の円滑化に資するもの

(3)　公文規程で定められた形式以外の形式を定める場合及び公文規程に形式の定めのない公文について新たに形式を定める場合の手続

その公文に係る事務執行を主管する課の課長が総務課長と協議して定める。

(4)　教示及び事務担当者氏名の表記位置

ア　行政不服審査法(平成26年法律第68号)第82条の規定に基づく行政長等の教示に関する文を記載する場合は、主たる公文の末尾に主たる公文から少し離して、主たる公文の形式に準じて次の例のように記載する。

(例1)

(不服申立て及び処分の取消しの訴えの提起の双方が認められる場合の例)

1　この処分について不服がある場合は、この処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内に、江東区長に対して審査請求をすることができます。

2　この処分については、上記1の審査請求のほか、この処分があったことを知った日の翌日から起算して6か月以内に、江東区を被告として(訴訟において江東区を代表する者は江東区長となります。)、処分の取消しの訴えを提起することができます。

なお、上記1の審査請求をした場合は、処分の取消しの訴えは、その審査請求に対する裁決があったことを知った日の翌日から起算して6か月以内に提起することができます。

3　ただし、上記の期間が経過する前に、この処分(審査請求をした場合は、その審査請求に対する裁決)があった日の翌日から起算して1年を経過した場合は、審査請求をすることや処分の取消しの訴えを提起することができなくなります。

(例2)

(法律に処分についての審査請求に対する裁決を経た後でなければ処分の取消しの訴えを提起することができない旨の定めがある場合の例)

1　この処分について不服がある場合は、この処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内に、江東区長に対して審査請求をすることができます。

2　処分の取消しの訴えについては、上記1の審査請求に対する裁決を経た後でなければ提起することができません。この処分の取消しの訴えは、この裁決があったことを知った日の翌日から起算して6か月以内に、江東区を被告として(訴訟において江東区を代表する者は江東区長となります。)、提起することができます。

なお、次の各号のいずれかに該当する場合は、この裁決を経ずに処分の取消しの訴えを提起することができます。

(1)　審査請求があった日の翌日から起算してから3か月を経過しても裁決がないとき。

(2)　処分、処分の執行又は手続の続行により生ずる著しい損害を避けるため緊急の必要があるとき。

(3)　その他裁決を経ないことにつき正当な理由があるとき。

3　ただし、上記の期間が経過する前に、この処分があった日の翌日から起算して1年を経過した場合は、審査請求をすることができなくなり、また、審査請求に対する裁決のあった日の翌日から起算して1年を経過した場合は、処分の取消しの訴えを提起することができなくなります。

イ　公文書に事務担当者の氏名等を記載する場合は、主たる公文の末尾に主たる公文から少し離して右側に書く。

なお、アの教示に関する記載がある場合は、教示文の次に記載するものとする。

(5)　配字位置等

ア　電子計算組織から出力する場合の配字位置等

(ア)　文字の種類は、原則として明朝体とする。

(イ)　文字の大きさは、原則として12ポイントとする。ただし、表、様式等の中では、適宜ポイントを下げることができる。

(ウ)　1行の文字数は35文字とする。

(エ)　1ページの行数は30行とする。

(オ)　ワードの場合の各種設定は、次のとおりとする。

ページ設定(ページレイアウト→ページ設定)

オプション(ファイル→オプション)

段落(ホーム→段落)

イ　配字位置の一般原則

(ア)　文の最初の行及び新たに起こした行の初めの1字分は、空白とする。ただし、表彰文及び証明文の一部(卒業証明書等)については、空白としない。

(イ)　句読点を用いない文については、句読点を使うべき箇所を1字分空白とする。

(ウ)　文の項目を細別する記号の次には、読点又はピリオドを打たず、1字分空白とする。

(エ)　「なお」「おって」「また」等を使って完結した前の文に対する独立した形の補則説明等をする文を続けるときは、行を変える。

(オ)　「ただし」「この」「その」等を使って文を続けるときは、行を変えず、前の文に続ける。

ウ　その他

(ア)　公文規程の別記で、特に配字位置について指定のないものについては、公文書作成に用いる用紙の大きさ及び字の大きさとの均衡を配慮して、出来上がった公文書の体裁がよくなるよう適当な位置に納める。

(イ)　句点については、1字分のスペースを配するのが原則であるが、完結する文の最終字が行の最後の位置を占めるときの句点は、次の行の最初の位置に配することをせず、当該完結する文の最終字に係る行の末尾に配するようにする。読点の配置についても、句点の場合に準ずる。

(例)

4　用語

(1)　用語についての基本的留意事項

ア　特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いず、日常一般に使われている易しい言葉を用いる。

(例)

いかなる→どのような

いかにすべきか→どのようにしたらよいか

遺憾である→残念です

一環として→一つとして

遺憾のないよう→適切に　適切に処理するよう　注意して

いかんともし難く→適切な方法がないので

致したい→します　したいと思います

遺漏なく→適切に　漏れなく

鋭意→懸命に　努めて

(～に)おいては→では　ときは

追って、～する→後日、～する

(～に)係る→～についての　～に関する

可及的速やかに→できるだけ早く

各般にわたって→それぞれの　いろいろと

過日→先日　先ごろ

割愛→省略

過般→先日　先ごろ

勘案し→考慮して　考えて

(～に)かんがみ(て)→～を考慮して　～を考えて

肝要である→非常に重要である

疑義がある→疑問がある

忌憚たんのない→率直な　遠慮のない

貴殿→あなた

救援する→救う

経緯→経過　いきさつ　事情

けだし→思うに　あるいは

欠如している→欠けている　足りない

懸念→気掛かり　不安　心配

講ずる→実施する　行う

御高配→御配慮

懇請する→お願いする

今般→このたび

しかるに→ところが　けれども

資する→役立てる　助けとする

～してきたところ→～してきたが

事由→理由

従前の→これまでの　以前からの　従来の

充当する→充てる

所定の→定められた　決められた

諸般の→いろいろな　種々の　様々な

所要の→必要な

思慮する→考える　思う　判断する　認める

進展する→進む

推進する→進める

～すべく→～するように　するために

善処する→適切に処理する　努力する

先般→先日　先ごろ　先に

即応した→ふさわしい　合った　かなった

呈する→示す

当該→その　この　そのことの

動向→動き

特段の～のない限り→特別に(改めて)～しない限り

特段の配慮を→十分に注意して　十分配慮して

なかんずく→なかでも　とりわけ

なき旨→ないこと

何ら→何も　少しも

念頭において→考えて　考えながら

のみならず→だけでなく

甚だ→大変　大層

阻む→妨げる

万全を期するよう→間違いのないよう十分に注意するよう

付与する→付け加える　与える

別途～する→別に～する　改めて～する

欲する→望む　願う　求める

目途とする→目標とする　目指す

有する→ある　持っている

ゆえん→理由

要する→必要である(がある)

抑制する→抑える

留意→注意　配慮　考慮

良好な→よい

了知→了解　理解

イ　使い方の古い言葉を用いず、日常使い慣れている言葉を用いる。

(例)

彩紋→模様　色模様

ウ　言いにくい言葉を用いず、口調のよい言葉を用いる。

(例)

遵守する→守る

しゅんじゅんする→ためらう

エ　音読する言葉はなるべく避け、聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いる。

(例)

(×印は、常用漢字表にない漢字であることを示す。)

オ　音読する言葉で、意味の二様にとれるものは、なるべく避ける。

(例)

協調(強調する)→歩調を合わせる

カ　常用漢字表にない漢字を用いて初めて意味の分かる言葉を仮名で置き換えることはなるべく避け、別の同意義の言葉を用いる。

キ　公文全体を通じて統一ある表現となるような難易・正俗のむらのない用語を用いる。

ク　不快、差別感を与えるおそれのある用語については、他の適当な用語に置き換えて用いる。

(2)　特定の用語使用についての留意事項

ア　本来は、文語体の用語であるが公文に用いて支障のない用語

(ア)　「あり」「なし」「同じ」

簡単な注記や表の中などでは用いてよい。

(例)

所有の有無　あり

障害発生の見込み　なし

上記に同じ

(イ)　「たる」

「たる」の形のみを用い、「たり」「たれ」等の形はどんな場合にも用いない。

(例)

江東区の代表者たる区長

調査権の発動たる説明要求

(ウ)　「べき」

「べき」の形のみを用い、「べし」「べく」等の形はどんな場合にも用いない。

(例)

提出すべき報告書

生きるべき道

論ずべき問題

(エ)　「等」

「等」は、全ての事項を列記できない場合、いくつかの例示の後に加えることにより、その文書の正確性を保つという利点がある反面、どのような場合が「等」の中に含まれるのか解釈に争いの生まれる原因ともなり、文書を不明確なものにする場合があるので、「等」の使用は、慎重に行い、多用を避け、使用する場合でも、できるだけ多くの例示を行い、その内容を明確にするよう努める。

イ　使用方法の紛らわしい助詞

(ア)　「と」

並列を表す意味に用いるときは、なるべく最終の語句の後にも付ける。

(例)

東京と大阪との間

赤と青と黒とを用いる。

(イ)　「から」

時及び所について起点を示すときは、この語を用い、「より」は用いない。

なお、「より」は、比較を示す場合にだけ用いる。

(ウ)　「の」

主語を示す場合に用いてよい。

(例)

条例の定めるところによる。

用法の一定しない場合

(エ)　「ば」

「ならば」の「ば」は、略さないで用いる。

(例)文書が到達したならば、直ちに回覧する。

(オ)　「な」

「な」の形のみを用い、「なる」の形は用いない。ただし、「いかなる」は用いてよい。

(例)

必要な書類

平等な扱い

ウ　使用方法の紛らわしい助動詞

(ア)　「う」「よう」

「う」「よう」は意思を表す場合にのみ用いる。ただし、「であろう(でありましょう、でしょう)」と用いる場合は推量を表す意味で用いてよい。

(例)

回覧するであろう(推量)

回覧しよう(意思。推量には用いない。)

(イ)　「ます」

「ます」の形のみを用い、「まする」「ますれば」「ませ(まし)」の形を用いない。

(例)

ありますが

ありますけれど

(ウ)　「ぬ」

「ん」「ず」の形のみを用い、「ぬ」「ね」の形は用いない。

(例)

知りません

知らずに犯した罪

(エ)　「まい」

打ち消しの推量を表す場合にも意思を表す場合にも用いない。

(オ)　「だ」

「だ」「だろう」「だった」の形は用いないで、「である」「であろう」「であった」を用いる。

(3)　法令用語の用法と意義についての留意事項

ア　主語の表現方法

主語は、原則として「は」で表す。ただし、条件文章又は主文章の主語であっても条件文章が前置きされて条件文章との意味のつながりを明示する必要があるときは、「が」で表す。

(例)

委員長に事故あるときは、副委員長が職務を代行する。

イ　述語の表現方法

述語は、通常の説明文に用いる用語の中からその法令等の条項に最も適合したものを選び出し、解釈に紛れを生じないようにしなければならない。

(ア)　「するものとする」

「しなければならない」という義務づけの意味に用いる場合と、一種の含みを持たせて原則や方針を示す気持ちの強い場合とに用いる。

(イ)　「とする」「である」

「とする」は、創設的な意味を示すときに用いる。

「である」は、単なる事実の説明に用いる。

(ウ)　「例とする」

通常そのようにすべきであるという意味で、特別の理由があればその例外が認められるような場合に用いる。

(エ)　「例による」

「準用する」とほぼ同意義であるが、異なる点は、「準用する」の場合にはそこに示された規定のみが準用されるのに対し、「例による」の場合には、当該規定及びこれに基づく取扱方法等を含めて包括的に、その場合に当てはめるという意味を持っている。

(オ)　「なお従前の例による」

条例、規則等の改廃のとき、その改廃される部分は形式的には失効するが、その規定の実体は新しい条例等に取り入れられて存続するという意味である。

「なお効力を有する」というのと実質的には同じで、経過規定として多く用いる。

(カ)　「この限りでない」

ただし書の規定で、本文に対して除外例を示すときに用いる。「…してはならない。ただし、…の場合は、この限りでない。」というのがこの例で、これこれの場合には本文の禁止規定を適用しないという意味である。この言葉の使用上注意すべき点は、本文のうちのこの限りでないとされた部分を消極的に否定しているだけで、否定したうえに積極的に別のことをそこに取り入れるまでの意味を持つものではないことである。

(キ)　「改正する」「改める」

「改正する」は、条例、規則等の改正全体をとらえている場合に用いる。

「改める」は、条例、規則等の改正中、各部分についていう場合に用いる。

(ク)　「推定する」「みなす」

「推定する」は、当事者間に取決めのない場合あるいは反対の証拠が挙がらない場合、ある事実について一応こうであろうという判断を下すことである。

「みなす」は、本来異なるものを他のものと同一でないという証拠が挙がっても、みなされた範囲内における効果には変わりないのである。

(ケ)　「準用する」「適用する」

「準用する」は、ある事項に関する規定をそれと本質が異なる他の事項について、当然必要となる適当な修正を加えて当てはめる場合に用いる。

「適用する」は、本質が同じ事項について、読替えその他の修正を必要としないで当てはめる場合に用いる。

(コ)　「科する」「処する」「課する」

「科する」は、刑罰、民事罰(過料)又は団体規律罰をある人にかけることを表す場合に用いる。

「処する」は、具体的に罪とこれに対する刑罰を規定する場合に用いる。

「課する」は、区が住民その他の団体の構成員に対し、公権力をもって租税その他の金銭、夫役又は現品を賦課し、徴収する場合に用いる。

ウ　接続詞の用法

(ア)　「及び」「並びに」

名詞や動詞などを2つ並べて書くときには、必ず「及び」を用い、3つ以上であっても同一種類のものを同一の比重をもって書くときには、最後の2つだけを「及び」で結び、その他は読点でつなぐ。

3つ以上並べられた語句に段階があるときは、大きい方の連結には「並びに」を用い、小さい方の連結には「及び」を用いる。

なお、段階が3つ以上あるときは、「並びに」を重複して用いる。

(イ)　「又は」「若しくは」

2つの語句のうちそのいずれか1つを選ぶときには、必ず「又は」を用いる。3つ以上あっても段階がないときは、最後の2つだけを「又は」で結び、その他は読点でつなぐ。

3つ以上並べられた語句に段階があるときは、大きい方の連結には「又は」を用い、小さい方の連結には「若しくは」を用いる。

なお、段階が3つ以上あるときは、「若しくは」を重複して用い、「又は」は、1番大きい連結にだけ用いる。

(ウ)　「又は」「及び」

「又は」と「及び」の両方の意味を与えようとする場合には、「又は」を用いる。

甲も乙も、丙のことをしてはならない、という場合で、甲と乙とを抽象的、包括的に捉えようとする場合には、「甲及び乙は、丙のことをしてはならない」というように用いる。

甲も乙も、丙あるいは丁のことをしてはならない、という場合には、「甲及び乙は、丙又は丁のことをしてはならない」というように用いる。

(エ)　「かつ」

「及び」「並びに」に相当する接続詞であるが、連結される語が互いに密接不可分であり、両語を一体として意味が完全に表されるような場合に、その時の語感によって用いる。

(オ)　「あるいは」

普通文では「又は」「若しくは」と同じ意味の接続詞として、別段それらと区別することなしに用いられる。しかし、例規文では特にそれらと意味上の差別をして用いる必要がないので、原則として用いない。

(カ)　「この場合において」

主文章の後に行を改めないで、主文章の趣旨を補足的に説明し、又はこれと密接な関係をもつ内容の事項を続けて規定する場合に用いる。「この場合において」で始まる文章を「後段」といい、これに対する主たる文章を「本文」という。

なお、後段として同一項中に付記するには文章が長すぎるような場合には、行を改めて「前項の場合において」と別項にする。

(キ)　「ただし」

主文章に対する除外例、例外事項又は注意事項を規定する場合に用いる。「ただし」で始まる文章を「ただし書」といい、これに対する主たる文章を「本文」という。

エ　特殊な用語、用法

(ア)　「者」「物」「もの」

法律上の人格を持っている者であれば、自然人、法人、単数、複数の区別なく、全て「者」を用いる。

人格のない有体物で、現実に権利義務の客体となるものは、全て「物」を用いる。

「者」又は「物」で表すことができない抽象的なもの及び人格のない社団、財団等を表す場合には、「もの」を用いる。

なお、「もの」は、ある特定の「者」又は「物」を、限定的に説明するときにも用いる。

(例)

許可を受けようとする者

自己の占有する他人の物

公益に関する社団又は財団で営利を目的としないもの

(イ)　「時」「とき」「場合」

「時」は、ある時点を瞬間的にとらえて表現する場合に用い、「とき」は、不確定のときを表す。

「場合」は、仮定的条件又は既に規定された事例を引用する包括的条件を示す語として用いる。

「とき」と「場合」と同時に用いて条件を表す場合には、大きい方の条件には「場合」を、小さい方の条件には「とき」を用いる。

(例)

実行の時に適法であった行為

境界を変更しようとするとき

災害が発生した場合における応急対策

(ウ)　「所」「ところ」

「所」は、一定の場所を示すときに用いる。

「ところ」は、その「ところ」という語句が受ける規定の内容全体を、包括的に代表する代名詞の用をなすものである。更に将来規定されるであろうという他の法令の内容をも予定する意味にも用いる。

(エ)　「以上」「以下」「以前」「以後」「以降」「以内」「以外」「未満」「超える」「満たない」

数量的に又は時間的比較をする場合に、「以」をもって表示された数位は、それぞれの基本点となり含まれる。すなわち、「100円以上」「100円以下」というときには、100円が含まれる。

「以前」「以後」「以降」もこの例に準ずる。ただし、「以後」と「以降」の意義は、全く同一なので、原則として「以後」を用いる。

「以内」は、期間、広さその他の数量の一定限度を表す。

「以外」は、ある包括的な対象のうち、その字句のすぐ前に掲げられたものを除いて、残りのものを表す。

「未満」「満たない」「超える」は、ともに数量的又は時間的限度を表し、ともに基本的数量が含まれない。

(オ)　「何日前」「前何日」

「何日前」は、基準となる日を含まないが、「前何日」は、基準となる日が含まれる。

(カ)　「…から…まで」

連続した章、条、項、号等を、その連続した形において引用する場合に用いる。「乃至」は用いない。

(キ)　「削る」「削除」

条例等の一部を改正する場合に、改められる部分の規定を跡形もなく消すときには「削る」を用いる。

これに反して、改められる規定の内容のみを消して、その条名又は号番号等を残す場合には、「第1条　削除」「(3)　削除」というように「削除」を用いる。

(ク)　「その他」「その他の」

「その他」は、特記された事項以外の事項が並列的に多数予想される場合に用いる。

「その他の」は、前置された名詞又は名詞句が後置される言葉の意味に包含され、その一部をなす場合に用いる。この場合、前置される言葉は、通常、例示としての役割を持つわけである。

(ケ)　「直ちに」「速やかに」「遅滞なく」

これら3つの言葉は、いずれもある行為又は事実と、その後に続く行為との時間的接近性を表すものである。しかし、近接の度合いにより次のように使い分ける。

「直ちに」は、一切の遅延が許されない場合に用いる。

「速やかに」は、「直ちに」よりは急迫の程度が低い場合で、訓示的意味を持つものとして用いる。

「遅滞なく」は、正当な又は合理的な理由による遅延が許される場合に用いる。

(コ)　「規定」「規程」

「規定」は、個々の条項を示す場合に用いる。

「規程」は、一定の目的に定められた一連の条項の全体を示す場合に用いる。また、これら一連の条項の具体的な名称としてその題名に用いる。

(4)　用語の改善についての留意事項

法令における漢字使用等について(平成22年11月30日内閣法制局総総第208号)の定めるところに従い、分かりやすい用語を用いるよう留意する。

5　用字

(1)　漢字

第4の1、2及び3の項による。

(2)　仮名

ア　外来語又は外国語(漢字が国語の表記に用いられる国を除く。)の地名、人名は片仮名で書く。この場合、その書き表し方は、「外来語の表記」(平成3年内閣告示第2号)の定めるところによる。

イ　アの規定にかかわらず、「かるた」「たばこ」などのような外来語の意義の薄くなっているものは、平仮名で書いてもよい。

ウ　外来語の言い換えについては、外来語言い換え提案総集編(平成18年3月国立国語研究所)を参考にする。

(3)　数字

全てアラビア数字を用いる。ただし、次の場合には、漢数字を用いる。

ア　固有名詞を表す場合

(例)

東陽四丁目

五島列島

イ　概数を表す場合

(例)

数十日

四、五日

ウ　数量的意味の薄い語を表す場合

(例)

一休み

二言目

四つ、五つ

(4)　外国文字

公文には、原則として外国文字を用いない。ただし、次のような場合には、例外的に外国文字を用いる。

ア　外国人をも対象とする申請書等の様式を定める場合で、その様式に用いられた日本語の補足説明の用語として外国文字を用いるとき。

イ　工事関係の起案文、設計図表等で計量の単位を簡略に表す必要がある場合に、その計量の単位の記号として計量単位規則(昭和29年通商産業省令第45号)の定める計量単位についての略語を用いるとき。

ウ　工事関係の設計図面等の説明文中に通常工事関係者間で用いられている外国文字で表す記号を用いるとき。

エ　文の項目を細別する場合で、特に必要があるとき(7の(2)のイ参照)。

6　符号

(1)　通常用いる符号

ア　「。」(句点)

(ア)　文章を完全に言い切ったところに必ず句点を用いる。ただし、辞令、賞状、証書等には用いない。

(イ)　文章を列記する場合に、動詞形で終わるときは常に句点を用い、名詞形で終わるときには用いない。ただし、名詞形の字句の後に更に文章が続くとき又は「…こと」若しくは「…とき」で終わるときは用いる。

イ　「、」(読点)

(ア)　主語の次には必ず読点を用いる。ただし、副詞句、形容詞句その他の条件句又は条件文章の中に出てくる主語の次には用いないのが、むしろ普通である。

(イ)　名詞を並列して用いる場合には、2個のときは「及び」、「又は」等の接続詞で結び、3個以上のときは最後の2個のみを「及び」、「又は」等の接続詞で結び、その前に並列する名詞は、読点で結ぶ。

(ウ)　形容詞(句)、副詞(句)又は動詞(句)を並列して用いる場合には、(イ)の例による。ただし、2個の場合にも、「及び」、「又は」等の接続詞の前に読点を用いる。

(エ)　例示的に並列された字句を「その他」でくくる場合には、並列される字句が、名詞(句)のときは「その他」の前に読点を用いない。

(オ)　長い条件句、条件文章等の前後には、読点を用いる。

(カ)　句と句とを接続する「かつ」の前後、ただし書の「ただし」の後、及び段落の「この場合において」の後には、必ず読点を用いる。

(キ)　目的語を目的格の助詞を付けて表す場合には、通常読点を用いない。ただし、条件句、条件文章が入るときは、目的語の次の条件句又は条件文章の前後に通例、読点を用いる。

(ク)　対句の場合には、対句の接続のみ読点を用い、対句の中にある主語や並列語及び対句を受ける述語の前には、通例、読点を用いない。

(ケ)　文章が極めて複雑な場合には、前記(ア)から(ク)までの原則を考慮しつつ、読点を省略できるものは省略し、文章の意味が誤りなく表現されるように工夫する。

ウ　「・」(なか点)

(ア)　事物の名称等を列挙する場合で、かつ、それぞれが互いに密接不可分で「、」又は「，」(横書文の読点として用いたときに限る。)を用いることが不適当な場合には、それぞれの名称の間に用いる。

(イ)　外国語、外国の地名・人名等に用いる。

エ　「，」(コンマ)

(ア)　アラビア数字のけたを示す場合に用いる。

(イ)　横書文の読点として用いてもよい。

オ　「「」」(かぎ括弧)

特に示す必要のある事物の名又は語句を明示する場合に用いる。

カ　「()」(丸括弧)

注記する場合に用いる。

キ　「．」(ピリオド)

アラビア数字の小数点を示す場合に用いる。

(2)　通常用いない符号

次に例示するような符号は、これらを用いることにより、より良く公文の内容が理解できると認められる場合等特に必要がある場合に限って用いる。

ア　「『』」(二重かぎ括弧)

イ　「〔〕」(角型括弧)

ウ　「｛｝」(くくり型括弧)

エ　「―」(ダッシュ)

オ　「～」(波型)

カ　「－」(ハイフン)

キ　「→」(矢印)

ク　「｛」「〔」(くくり)

ケ　「々」「〃」「ヽ」「ヾ」「＾」(繰り返し符号)

コ　「＿＿」(アンダーライン)

サ　「……」(傍点)

シ　「？」(疑問符)

ス　「！」(感嘆符)

7　文の項目を細別する場合の順序

(1)　細別順序の原則は、次のとおりとする。

(2)　細別順序の例外

ア　条文形式を用いる公文の場合は、公文規程別記1に定める例による。

イ　細別が多段階にわたる場合は、(1)のほかアルファベット、ローマ数字を用いてもよい。

ウ　細別が少段階である場合には、必ずしも「第1」から始める必要はない。

第4　使用漢字の範囲等(第4条関係)

1　常用漢字表使用上の注意事項

(1)　常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)の漢字で書き表せない言葉は、仮名書きにするか、又は別の言葉に換える。この場合の書換え又は言い換えの標準は、次のとおりとする。

ア　仮名書きにする。

(ア)　仮名書きにする場合の標準1

常用漢字表にない漢字を、そのまま仮名書きにする。

(例)

(×印は、常用漢字表にない漢字であることを示す。以下(ウ)、イ、ウ及びエにおいても同じ。)

(イ)　仮名書きにする場合の標準2

漢語でも、漢字を用いずに意味の通る、使い慣れたものは、そのまま仮名書きにする。

(例)

たばこ

あっせん

れんが

(ウ)　仮名書きにする場合の標準3

他に良い言い換えがなく、又は言い換えをしては不都合なものは、常用漢字表にない漢字だけを仮名書きにする。

(例)

(エ)　仮名書きにする場合の標準4

常用漢字であるが、あえて仮名書きにする。

(例)

子供→こども

イ　常用漢字表中の音が同じで、意味の似た漢字で書き換える。

(例)

ウ　同じ意味の漢語で言い換える。

(ア)　意味の似ている、使い慣れた言葉を用いる。

(例)

(イ)　新しい言葉を工夫して用いる。

(例)

エ　漢字を易しい言葉で言い換える。

(例)

(2)　常用漢字表にない漢字を用いた専門用語等であって、他に言い換える言葉がなく、しかも仮名で書くと理解することができないと認められるものについては、常用漢字表にない漢字をそのまま用いる。この場合は、漢字には振り仮名を付ける。

(例)

按あん分

砒ひ素

(3)　常用漢字表にない漢字を用いた人名、地名等の固有名詞で、電子計算組識により文章を作成する場合にあっては、JIS第一水準及びJIS第二水準にある漢字を用いる。

(例)

2　常用漢字表の音訓使用上の注意事項

(1)　常用漢字表の本表に掲げる音訓によって語を書き表すに当たっては、次の事柄に留意すること。

ア　次のような代名詞は、漢字で書く。

(例)

彼　誰　何　僕　私　我々

イ　次のような副詞及び連体詞は、漢字で書く。

(例)

余り　至って　大いに　恐らく　概して　必ず　必ずしも　辛うじて　極めて　殊に　更に　実に　少なくとも　少し　既に　全て　切に　大して　絶えず　互いに　直ちに　例えば　次いで　努めて　常に　特に　突然　初めて　果たして　甚だ　再び　全く　無論　最も　専ら　僅か　割に　明くる　大きな　来る　去る　小さな　我が(国)

ただし、次のような副詞は、原則として、仮名で書く。

(例)

かなり　ふと　やはり　よほど

ウ　次の接頭語は、その接頭語が付く語を漢字で書く場合は、漢字で書き、その接頭語が付く語を仮名で書く場合は、仮名で書く。

(例)

御案内　御挨拶　ごもっとも

エ　次のような接尾語は、仮名で書く。

(例)

げ(惜しげもなく)

ども(私ども)

ぶる(偉ぶる)

み(弱み)

め(少なめ)

オ　次のような接続詞は、仮名で書く。

(例)

ただし、次の4語は、漢字で書く。

及び　並びに　又は　若しくは

カ　助動詞及び助詞は、仮名で書く。

(例)

ない(現地には、行かない。)

ようだ(それ以外に方法がないようだ。)

ぐらい(20歳ぐらいの人)

だけ(調査しただけである。)

ほど(3日ほど経過した。)

キ　次のような語句を、(　)の中に示した例のように用いるときには、仮名で書く。

(例)

ある(その点に問題がある。)

いる(ここに関係者がいる。)

こと(許可しないことがある。)

できる(誰でも利用ができる。)

とおり(次のとおりである。)

とき(事故のときは連絡する。)

ところ(現在のところ差し支えない。)

とも(説明するとともに意見を聞く。)

ない(欠点がない。)

なる(合計すると1万円になる。)

ほか(特別の場合を除くほか)

もの(正しいものと認める。)

ゆえ(一部の反対のゆえにはかどらない。)

わけ(賛成するわけにはいかない。)

…かもしれない(間違いかもしれない。)

…てあげる(図書を貸してあげる。)

…ていく(負担が増えていく。)

…ていただく(報告していただく。)

…ておく(通知しておく。)

…てください(問題点を話してください。)

…てくる(寒くなってくる。)

…てしまう(書いてしまう。)

…てみる(見てみる。)

…てよい(連絡してよい。)

…にすぎない(調査だけにすぎない。)

…について(これについて考慮する。)

(2)　常用漢字表の範囲内の音訓によっては、漢字で書き表せない言葉は、1の(1)に定める標準に準じて書換え又は言い換えをする。

(例)

称える→たたえる

質す→質問する

3　常用漢字表の字体使用上の注意事項

字体については、通用字体を用いることとする。

4　仮名遣いの使用上の注意事項

(1)　仮名遣いは、別に定めるものを除くほか、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)による。

(2)　拗音、促音は、法令における拗よう音及び促音に用いる「や・ゆ・よ・つ」の表記について(昭和63年7月20日内閣法制局総発第125号)の定めるところに従い、平仮名、片仮名とも小文字にする。

5　送り仮名の付け方使用上の注意事項

(1)　単独の語

ア　活用のある語は、送り仮名の付け方の本文の通則1の本則・例外及び通則2の本則の送り仮名の付け方による。

イ　活用のない語は、送り仮名の付け方の本文の通則3から通則5までの本則・例外の送り仮名の付け方による。

ウ　表に記入したり、記号的に用いたりする場合には、次の例に示すように、(　)の中の送り仮名を省く。

(例)

晴(れ)　曇(り)　問(い)　答(え)　終(わり)　生(まれ)

(2)　複合語

ア　イに該当する語を除き、送り仮名の付け方の本文の通則6の本則の送り仮名の付け方による。ただし、活用のない語で、読み間違えるおそれのない語については、送り仮名の付け方の本文の通則6の許容の送り仮名の付け方により、次の例に示すように送り仮名を省く。

(例)

イ　活用のない語で慣用が固定していると認められる次の例に示すような語については、送り仮名の付け方の本文の通則7により、送り仮名を付けない。

(例)

(3)　付表の語

送り仮名の付け方の本文の付表の語(1のなお書きを除く。)の送り仮名の付け方による。

第5　用語等の見直し

公文書の作成については、第1から第4までに定めるとおりであるが、区民にとって親しみやすく、分かりやすい公文書とするためには、難しい専門用語やいわゆる「役所用語」が用いられていないかを区民の立場に立って、常に見直す必要がある。

特に、区民の目に触れる通知書、申請書等には、分かりやすく、親しみやすい用語、形式等を用いるよう配慮する。

第6　公文規程施行に伴う経過措置

1　用語関係

既存の条例、規則、訓令等その存在の永続性があるものを改正する場合、新しい方式に従った結果、改正されない部分に用いられている用語と改正された部分に用いられているこれと同一の内容を表す用語とが書き表し方において異なることとなっても差し支えない。(例えば、ある規則において同一の処分を表す「取消」の用語が2か所に用いられている場合にその一方の「取消」を含む部分を改正するときは、必ずこれを「取消し」としなければならないが、他方の「取消」はそのままにしておいて差し支えない。)

なお、一部改正に当たり、上述のような書き表し方の差が生ずることを避ける特別の必要がある場合には、新しい方式により統一するものとする。

2　形式関係

形式についても1に準じて扱うものとする。

3　公文規程施行上の疑義

公文規程及び江東区公文規程施行細目について、事務執行上疑義が生じたときは、総務課長に協議又は照会すること。

附則

附則