○江東区戸籍情報システムに関するデータ保護管理要綱
平成11年7月1日
江区戸発第56号
(趣旨)
第1条 この要綱は、江東区における戸籍情報システムに関するデータの適正な保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システム 区の電子計算組織により戸籍、除かれた戸籍、附票及び人口動態調査票を磁気ディスク等に記録し、記録事項証明、謄抄本及び人口動態調査票を作成するシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体(以下「記録媒体」という。)及び装置をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(データ保護管理者)
第3条 戸籍情報システムを適正に運用し、データ保護について統括的管理を図るためデータ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、区民課長をもって充てる。
2 前項の規定にかかわらず、情報システム課に設置される磁気ディスク等及びこれに係るデータについては、情報システム課長がこれを保護及び管理する。
(データ取扱責任者)
第4条 保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、保護管理者が区民課職員の中からこれを指名する。
(端末装置の管理)
第5条 保護管理者は、戸籍情報システムの処理が可能な端末装置を使用できる者として端末取扱者(以下「取扱者」という。)を指定し、取扱者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムの処理が可能な端末装置を、来庁者から内容が読み取れない位置及び角度に配置しなければならない。
(データの管理)
第6条 保護管理者は、定期的に又は随時、データ及びプログラムの異常の有無を点検しなければならない。
2 保護管理者は、データの作成から廃棄に至るまでの経過を記録するため、台帳を調製し、これを保管しなければならない。
(記録媒体及び入出力帳票の管理)
第7条 保護管理者は、記録媒体を適正に管理するため、次に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。
(1) 受払い及び保管に関する記録
(2) 保管場所、保管設備等の指定
(3) 廃棄の方法及び時期
2 保護管理者は、入出力帳票の受払い及び保管に関する事項を記録し、これを保管しなければならない。
第8条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部(区民課及び出張所以外をいう。以下同じ。)へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第9条 保護管理者は、取扱者ごとにパスワード(以下「個人パスワード」という。)を設定し、当該パスワードを管理するパスワード(以下「管理パスワード」という。)を設定しなければならない。
2 管理パスワード及び個人パスワードは、保護管理者が管理し、他の者に知られないようにしなければならない。
(外部提供の禁止)
第10条 データは、法令に定めのあるものを除き、外部に提供してはならない。
附則
この要綱は、戸籍法(昭和22年法律第224号)第117条の2の規定による法務大臣の指定を受けた日から施行する。