附則

戸籍届出に係る本人確認事務取扱基準

1　目的

戸籍の届書を持参した者(以下「来庁者」という。)が来庁した場合、来庁者の本人確認を行うこと、また届書に記載されている届出人(以下「届出人」という。)に届出を受理した旨を知らせる事務連絡通知書(以下「事務連絡通知」という。)を送付することにより、第三者からの虚偽の戸籍届出を防止し、併せて、戸籍の記録の正確性を確保することとともに、区民の個人情報を保護することを目的とする。

2　対象となる届出の範囲

当面、創設的届出のうち、氏の変更を伴い、かつ、親族関係の変動(発生又は消滅)を伴う婚姻、協議離婚、養子縁組及び協議離縁の4届出とする。

3　来庁者の本人確認

(1)　来庁者の本人確認は、運転免許証又は旅券等来庁者の氏名等が記載され写真が貼付されている官公署発行の身分を証する書面(以下「身分証明書等」という。)の提示を求める。また、夜間休日窓口での取扱についても同様とする。

(2)　来庁者の本人確認ができなかった場合でも、届出は妨げない。

(3)　来庁者には、次項の規定により送付が省略される場合を除き、届出人に対し届出があったことを知らせる事務連絡通知を送付する旨を伝える。

4　事務連絡通知の送付

届書の届出人欄の欄外に本人確認・通知欄を設ける。

(1)　来庁者の本人確認ができた場合の処理

①　全ての届出人が確認できた場合

来庁者と届出人が同一人で本人確認ができた場合は、本人確認欄にチェックをし、当該届出人に対する事務連絡通知の送付は省略する。

②　一部の届出人が確認できた場合

届書の受理を決定した後、本人確認のできた届出人には①と同様にし、できない届出人には通知欄にチェックをしたうえで、当該届出人に対し事務連絡通知を送付する。

③　使者の場合

使者確認票に記載してもらい、その本人確認欄にチェックをする。届書の受理を決定した後、届書の通知欄にチェックをし、当該届出人に対し事務連絡通知を送付する。

(2)　来庁者の本人確認ができない場合の処理(郵送も含む)

①　持参していない者、提示を拒否した者及び来庁していない者の場合

届書の受理を決定した後、届書の通知欄にチェックをし、当該届出人に対し事務連絡通知を送付する。

②　郵送の場合

届書の受理を決定した後、届書の確認欄の通知欄にチェックをし、当該届出人に対し事務連絡通知を送付する。

5　休日夜間において戸籍届出があった場合

休日夜間等については、届書を受領する際に来庁者の本人確認を3と同様に行い、戸籍係への事務引継ぎ後、届書の受理を決定した後、本人確認ができていない届出人があれば、当該届出人に対し事務連絡通知を送付する。

6　事務連絡通知の処理方法等

(1)　事務連絡通知の方法

受理後、届書の写しをとり、通知欄にチェックがある届出人に対し、速やかに郵送により通知を行い、その通知をした年月日を写しの欄外に記載する。

(2)　宛先と宛名について

宛先は、届出人の住民基本台帳又は戸籍の附票上の住所とし、届出日と同日以後に住所の変更がされている場合には、変更前の住所とする。戸籍届出により氏が変更となる者についての宛名は、変更前の氏とする。

(3)　返送された通知について

再送付はせず、返送年月日を記載し、ファイルに綴る。

7　確認台帳

(1)　上記6(1)の届書の写しを綴り、それを確認台帳とするが、当該届書の写しは、本人確認及び通知以外の目的に利用しないものとする。

(2)　確認台帳及び返送された通知の保存期間は、当該年度の翌年から1年とする。