○江東区電子計算組織管理運営に関する規則
平成10年12月28日
規則第59号
東京都江東区電子計算組織管理運営に関する規則(昭和52年9月江東区規則第38号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 中央電子計算組織(第11条―第15条)
第3章 端末装置(第16条―第23条)
第4章 OA機器(第24条―第31条)
第5章 電子計算組織管理運営委員会(第32条―第38条)
第6章 雑則(第39条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、電子計算組織の管理運営について必要な事項を定め、もって個人情報の適正な取扱いに資することを目的とする。
(定義)
第2条 この規則において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 江東区個人情報保護条例(平成10年3月江東区条例第10号。以下「条例」という。)第2条第2項に規定する個人情報をいう。
(2) 課 江東区組織規則(昭和48年5月江東区規則第19号)第7条第1項に規定する課及び室、清掃事務所、江東区保健所処務規程(昭和50年4月江東区訓令甲第38号)第2条に規定する課及び第4条に規定する保健相談所、江東区教育委員会事務局処務規則(昭和40年3月江東区教育委員会規則第3号)第2条に規定する課及び室、江東図書館、選挙管理委員会事務局、監査事務局並びに区議会事務局をいう。
(3) 課長 前号に規定する課の長(会計管理室にあっては会計管理室次長、区議会事務局にあっては区議会事務局次長)をいう。
(4) 電子計算組織 条例第2条第6項に規定する電子計算組織をいう。
(5) 中央電子計算組織 政策経営部情報システム課(以下「システム課」という。)に設置されている電子計算組織をいう。
(6) 端末装置 中央電子計算組織と直接又は通信回線により接続され、データの入出力機能を有する機器をいう。
(7) OA機器 中央電子計算組織を除く電子計算組織であって、オフィスコンピュータ、パーソナルコンピュータ、ワードプロセッサ及びこれらに準ずる機器をいう。
(8) 端末管理責任者 端末装置を設置している課の課長をいう。
(9) 機器管理責任者 OA機器を設置している課の課長をいう。
(10) 情報処理媒体 電子計算組織による処理で使用する入出力帳票、磁気テープ、磁気ディスク、フロッピーディスクその他これに類するものをいう。
(11) 記憶媒体 入出力帳票を除く情報処理媒体をいう。
(12) ファイル 電子計算組織による処理を行うため記憶媒体に記録されたものをいう。
(平12規則74・平13規則11・平14規則4・平19規則1・平19規則49・平22規則22・平24規則9・平28規則6・平31規則27・一部改正)
(個人情報の保護)
第3条 電子計算組織により個人情報を処理するに当たっては、個人情報の保護に必要な措置を講じなければならない。
2 電子計算組織に記録する個人情報は、事務執行上必要な最小限度のものとし、当該情報の正確及び適正な管理に努めるものとする。
3 電子計算組織により個人情報を処理する事務に従事している者又は従事していた者は、職務上知り得た個人情報の内容を漏えいしてはならない。
(利用状況の公表)
第4条 電子計算組織により処理する個人情報の利用状況については、毎年公表するものとする。
(電子計算組織のシステム評価)
第5条 電子計算組織を利用し、又は利用しようとする課の課長は、別に定める手続に従い、電子計算組織のシステム評価を行うものとする。
(平28規則6・一部改正)
(ファイルの管理)
第6条 政策経営部情報システム課長(以下「システム課長」という。)又は機器管理責任者は、電子計算組織管理運営委員会により次の各号のいずれかに該当すると指定されたファイルの更新及び保管状況について、必要な事項を文書に記録するものとする。
(1) 厳重に管理する必要があるファイル
(2) 復元が著しく困難なファイル
(平13規則11・一部改正)
(1) 外部への委託
(2) 新たな個人情報の記録
(3) 目的外利用(目的の範囲を超えた区の機関内での利用をいう。)
(4) 外部提供(目的の範囲を超えた区の機関以外のものへの提供をいう。)
(5) 区の電子計算組織と区以外のものの電子計算組織との結合
(平13規則31・一部改正)
(電子計算組織の結合禁止)
第8条 中央電子計算組織とOA機器又はOA機器相互の間では、通信回線その他の方法による結合は行わない。ただし、法令等に定めがある場合又は区民福祉の向上に資するため特に必要と認める場合は、この限りでない。
2 前項ただし書に規定する場合において、機器管理責任者は、あらかじめシステム課長と協議するものとする。
(平28規則6・一部改正)
(個人情報の利用)
第9条 電子計算組織に記録している個人情報を情報処理媒体を介して当該電子計算組織以外の電子計算組織で利用しようとする課の課長は、情報の内容について、あらかじめ電子計算組織管理運営委員会の承認を得るものとする。
2 電子計算組織に記録している個人情報を情報処理媒体を介して国、地方公共団体又は民間機関(以下これらを「国等」という。)の電子計算組織で処理し、その結果を利用する場合においても、また同様とする。
3 前項に規定する処理によるその結果の利用は、法令等に定めがある場合又は区民等の権利利益の保護を目的とする場合に限るものとする。この場合において、当該課の課長は、国等と情報処理媒体の適切な管理を図るための協定を締結するものとする。
4 国等の電子計算組織に記録してある個人情報を情報処理媒体を介して区の電子計算組織で処理し、その結果を事務処理に利用する場合においても、第1項と同様とする。
(平28規則6・一部改正)
(行政情報の利用)
第10条 行政情報(電子計算組織に記録している情報のうち個人情報を除くものをいう。以下同じ。)を情報処理媒体を介して当該電子計算組織以外の電子計算組織により利用しようとする課の課長は、情報の内容について、あらかじめシステム課長、所管課長(中央電子計算組織で処理すべき事務を所管する課の課長をいう。以下同じ。)又は機器管理責任者と協議し、承認を得るものとする。
2 行政情報を情報処理媒体を介して国等の電子計算組織で処理し、その結果を事務処理に利用する場合についても、また同様とする。
第2章 中央電子計算組織
(責務)
第11条 システム課長は、中央電子計算組織及び当該組織に係る情報処理媒体を適正に管理するとともに、情報の漏えい、滅失及び毀損を防止しなければならない。
2 所管課長は、中央電子計算組織に係る情報処理媒体の授受、搬送及び保管を適正に行わなければならない。
(平24規則9・一部改正)
(記憶媒体の管理)
第12条 所管課長は、中央電子計算組織に係る記憶媒体について、保存期間を定め、当該期間の経過後、速やかに当該記憶媒体の内容を抹消するものとする。
(平24規則9・一部改正)
(入出力帳票の管理)
第13条 所管課長は、中央電子計算組織に係る入出力帳票について、保存期間を定めるとともに一覧表を作成する。この場合において、特に個人情報の保護を図る上で重要なものを指定しなければならない。
(ファイルの内容)
第14条 中央電子計算組織により処理するファイルの内容は、所管課長が定める。
2 所管課長は、前項の規定によりファイルの内容を定めたときは、文書によりシステム課長に通知するものとする。
(年間計画表等)
第15条 システム課長は、中央電子計算組織により処理すべき事務について、年間計画表、予定表及び実績表を作成しなければならない。
2 システム課長は、前項の年間計画表及び予定表の作成に当たっては、中央電子計算組織に記録されている情報を利用しようとする課の課長から、あらかじめ必要な資料等の提供を受けるものとする。
3 第1項の規定による作成の手続その他必要な事項については、別に定める。
第3章 端末装置
(責務)
第16条 端末管理責任者は、端末装置及びそれに係る情報処理媒体について適正に管理しなければならない。
(端末管理責任者)
第17条 端末管理責任者は、端末装置の管理を補佐する者として端末管理担当者を、端末装置を使用できる者として端末取扱者を指定する。
2 端末管理責任者の所掌事務は、次に掲げるものとする。
(1) 端末装置、ID(端末装置を操作する者及びその者の所属を認識する番号をいう。以下同じ。)、パスワード(端末取扱者に付与された暗証をいう。以下同じ。)及び外字(中央電子計算組織に記録されていない文字及び記号をいう。)の管理に関すること。
(2) 端末装置に係る情報処理媒体の管理に関すること。
(3) 端末取扱者の教育及び指導に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、端末装置の運用及び操作に関すること。
(平24規則9・一部改正)
(端末装置の管理)
第18条 端末管理責任者は、端末装置に障害があったときは、速やかに必要な措置をとらなければならない。
2 端末管理責任者は、端末装置の電源の投入及び切断並びに中央電子計算組織との接続及び切離しについて、誤作動、未終了等がないよう適切な措置を講じなければならない。
3 システム課長は、端末装置を適正に保守するため、必要な措置を講じなければならない。
(機能規制)
第19条 システム課長は、端末装置の設置目的に応じて、その機能を規制しなければならない。
(使用制限)
第20条 端末装置は、次の場合に限り使用することができる。
(1) 所掌事務を執行するとき。
(2) 端末取扱者の教育及び指導を実施するとき。
(3) 保守のため必要なとき。
(IDの管理)
第21条 IDは、端末装置の設置している課ごとに作成する。
2 端末管理責任者は、IDを適正に管理しなければならない。
3 端末取扱者は、IDを使用しようとするときは、端末装置管理責任者の許可を得なければならない。
(平24規則9・一部改正)
(パスワードの管理)
第22条 パスワードは、端末取扱者ごとに設定する。
2 端末管理責任者は、パスワードを適正に管理しなければならない。
3 システム課長は、必要に応じて端末管理責任者と協議の上、パスワードを変更することができる。
(端末取扱者に対する教育及び指導)
第23条 端末管理責任者は、端末装置の使用について、端末取扱者に対し適切な教育及び指導を実施しなければならない。
2 前項の場合において、システム課長は、必要と認めるときは、端末取扱者に対し適切な指導又は助言を行うことができる。
第4章 OA機器
(責務)
第24条 機器管理責任者は、OA機器及びそれに係る情報処理媒体を適正に管理しなければならない。
2 機器管理責任者は、OA機器に障害があったときは、速やかに必要な措置をとらなければならない。
3 機器管理責任者は、OA機器を適正に保守するため、必要な措置をとらなければならない。
(OA機器の使用)
第25条 OA機器は、その設置目的に従い、事務処理の適正及び効率性の観点から適切な範囲で使用するものとする。
(機器管理責任者)
第26条 機器管理責任者は、OA機器に係る管理を補助する者として機器管理担当者を、OA機器を使用できる者として機器取扱者を指定する。
2 機器管理責任者の所掌事務は、次に掲げるものとする。
(1) OA機器及びそれに係る情報処理媒体の管理及び使用に関すること。
(2) 機器取扱者の教育及び指導に関すること。
(3) 機器取扱者の健康管理に関すること。
(4) システム開発に関すること。
(使用制限)
第27条 OA機器は、第25条に規定する場合のほか、次の場合に限り利用することができる。
(1) 機器取扱者の教育及び指導を実施するとき。
(2) 保守のため必要なとき。
(記憶媒体の管理)
第28条 機器管理責任者は、OA機器に係る記憶媒体について、保存期間を定め、当該期間を経過したときは、速やかに当該記憶媒体の内容を抹消するものとする。
(入出力帳票の管理)
第29条 機器管理責任者は、OA機器に係る入出力帳票について、保存期間を定めるとともに一覧表を作成する。この場合において、特に個人情報の保護を図る上で重要なものを指定しなければならない。
(システム開発)
第30条 システムの開発は、機器管理責任者、機器管理担当者及び機器取扱者が共同して推進し、改良し、及び処理するよう努めるものとする。
(使用状況の報告)
第31条 システム課長は、OA機器により処理する個人情報の利用状況について、機器管理責任者に報告を求めることができる。
第5章 電子計算組織管理運営委員会
(電子計算組織管理運営委員会の設置)
第32条 電子計算組織の効率的な運用及び情報の保護等に関する事項を審議するため、電子計算組織管理運営委員会(以下「委員会」という。)を置く。
(所掌事項)
第33条 委員会の所掌事項は、次に掲げるとおりとする。
(1) 電子計算組織を利用して処理する業務の範囲及び内容に関すること。
(2) ファイルのうち厳重に管理する必要があるものの指定に関すること。
(3) ファイルのうち復元が著しく困難なものの指定に関すること。
(4) 情報処理媒体の管理状況の調査に関すること。
(5) 電子計算組織に記録する新たな個人情報の内容及び範囲に関すること。
(6) 電子計算組織を利用して処理する事務を外部に委託しようとする場合における当該事務の内容及び範囲に関すること。
(7) 電子計算組織に記録された個人情報を業務の目的の範囲を超えて利用する場合における個人情報の内容及び範囲に関すること。
(8) 電子計算組織に記録された個人情報を区の機関以外のものへ提供する場合における個人情報の内容及び範囲に関すること。
(9) 個人情報を処理するため、区の電子計算組織と区以外のものの電子計算組織との通信回線その他の方法による結合に関すること。
(10) 中央電子計算組織の利用計画の重大な変更に関すること。
(11) 中央電子計算組織に係る機種の変更、新設及び増設に関すること。
(12) 中央電子計算組織による事務処理の年間計画に関すること。
(13) 前各号に掲げるもののほか、電子計算組織の適切な運用を図る上で必要と認める事項
(構成)
第34条 委員会は、別表に掲げる委員をもって構成する。
2 委員長には、政策経営部長をもって充てる。
(平13規則11・一部改正)
(委員長の職務)
第35条 委員長は、会務を総理する。
2 委員長に事故があるときは、委員長があらかじめ指定する委員がその職務を代理する。
(招集等)
第36条 委員会は、委員長が招集する。
2 委員長は、必要があると認めるときは、事案に関係のある者を委員会に出席させることができる。
(結果の報告)
第37条 委員長は、委員会における審議及び調査研究の結果について、区長に報告するものとする。
(庶務)
第38条 委員会の庶務は、システム課において処理する。
第6章 雑則
(委任)
第39条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附 則
(施行期日)
1 この規則は、平成11年1月1日から施行する。
(東京都江東区電子計算組織管理運営審議会規則の廃止)
2 東京都江東区電子計算組織管理運営審議会規則(昭和51年9月江東区規則第32号)は、廃止する。
(東京都江東区組織規則の一部改正)
3 東京都江東区組織規則(昭和48年5月江東区規則第19号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附 則(中間省略)
附 則(平成13年規則第11号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成13年4月1日から施行する。
附 則(平成13年規則第31号)
この規則は、平成13年10月1日から施行する。
附 則(平成14年規則第4号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成14年4月1日から施行する。
附 則(平成19年規則第1号)
この規則は、平成19年2月12日から施行する。
附 則(平成19年規則第49号)抄
(施行期日)
1 この規則は、公布の日から施行する。
附 則(平成22年規則第22号)抄
(施行期日)
1 この規則は、公布の日から施行する。
附 則(平成24年規則第9号)
この規則は、平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成26年規則第6号)
この規則は、平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成28年規則第6号)
この規則は、公布の日から施行する。
附 則(平成31年規則第27号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成31年4月1日から施行する。
別表(第34条関係)
(平11規則26・平13規則11・平14規則4・平22規則22・平24規則9・平26規則6・平31規則27・一部改正)
政策経営部長 企画課長 財政課長 情報システム課長 総務課長 職員課長 地域振興課長 区民課長 福祉課長 医療保険課長 健康推進課長 こども家庭支援課長 温暖化対策課長 都市計画課長 管理課長 庶務課長 |